Você está aqui: Página Inicial > Extra Muros > Contents > 4ª Edição > Manchete > O módulo Extensão do SIGAA
conteúdo

Notícias

O módulo Extensão do SIGAA

O módulo Extensão do SIGAA proporciona vários benefícios para a Extensão da UFPB. Como essa funcionalidade implantada em março de 2017, qualquer pessoa pode visualizar os cursos oferecidos, os eventos programados, além de conhecer as demais atividades desenvolvidas pela Pró-Reitoria de Extensão.
publicado: 23/04/2018 10h54, última modificação: 04/05/2018 19h17

A extensão da UFPB tem um novo sistema online para o
gerenciamento de suas atividades

 

“A UFPB está falando a mesma língua das outras universidades do país” diz o Pró-Reitor, Orlando Villar, da Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários (PRAC/UFPB), sobre o módulo Extensão que começou a ser utilizado no início de fevereiro desse ano, no Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB). 

O SIGAA foi criado pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e foi adquirido pela UFPB ainda em 2010. Outras instituições de ensino também o utilizam para gerenciar suas atividades acadêmicas e administrativas. A consequência disso é a criação de um ambiente comum de gestão da informação, por meio da informatização de procedimentos, o que facilita a gestão e a interação entre elas. O SIGAA é organizado em módulos e a implantação do módulo EXTENSÃO representa um avanço significativo em transparência e acesso às ações promovidas pela UFPB. 

No SIGAA, o acesso às atividades dos editais de extensão publicados pela UFPB é democratizado, desde as inscrições, passando pela submissão, seleção, execução e avaliação. Assim, o saber que é cultivado na academia pode fluir, na forma de ações de extensão para a sociedade, de modo simples e direto, basta alguns cliques para realizar inscrição em um curso, por exemplo. 

Pró-reitor e Adjunto

Com esse novo recurso, o Sistema de Informação e Gestão de Projetos (SIGPROJ), criado pela Universidade Federal do Mato Grosso do Sul, foi substituído. Lincoln Eloi informou que o SIGPROJ era útil, mas possuía limitações como, por exemplo, a questão do banco de dados. As informações da extensão da UFPB ficavam armazenados no MEC, assim, sempre que era preciso acessar algum dado, havia uma série de procedimentos para solicitação de quaisquer informações, isso impedia que a instituição tivesse agilidade no gerenciamento das suas ações. 


Conhecer para implantar

Em 2014, o professor Lincoln Eloi e Bernardina Carvalho, ex-coordenadora da Coordenação de Programas de Ação Comunitária (COPAC), estudaram o módulo de extensão do SIGAA, processo que perdurou por quase um ano. “Eu e Betinha ficávamos lendo e discutindo uma vez por semana [...], pois o sistema era diferente do SIGPROJ, que era o que a gente trabalhava”, relembrou Lincoln.  

Lincoln e Bernardina buscaram o apoio da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da UFPB para participar das reuniões semanais de estudo do módulo. A STI detém a competência técnica de gestão e suporte técnico dos sistemas integrados e designou dois servidores para acompanhamento do processo de implantação do SIGAA. “A gente participava de reuniões semanais para acompanhar como a PRAC estava estudando e entendendo o módulo, sendo a STI consultada para explicar sobre pendências técnicas” diz Rafael Freire, Analista da Tecnologia da Informação (TI). 

Ainda nesta etapa, Bernardina Carvalho deixou a coordenação da COPAC. Com a chegada da nova coordenadora, Marçonilia Arnoud, houve um reforço na equipe de implementação do módulo Extensão do SIGAA. Além do Pró-Reitor Adjunto, foram convidados os servidores Péricles Souto e Thiago Cavalcante. 

Com o crescimento da equipe, as ações para implementação do módulo foram ampliadas. Algumas dúvidas surgiram e buscou-se expandir as parcerias para dirimi-las. Visitas técnicas à UFRN foi a estratégia escolhida, o que proporcionou maior celeridade e segurança ao trabalho da equipe. Finalmente tornou-se possível estipular uma data para implantação do módulo.


Da teoria para a prática

Em todas as etapas houve desafios, porque o sistema era novo e para usá-lo era necessário aprender como ele funcionava. Depois da visita a UFRN, a equipe se sentiu preparada para colocar em prática o que há anos vinha sendo estudado. 

Inicialmente foi utilizado um recurso do sistema para observar como o módulo trabalhava e como ele se comportava com a implantação de alterações. “Quando a gente começou propriamente a trabalhar no sistema usamos o módulo revisão, como um ‘irmão gêmeo’ do SIGAA, para a fase de teste” disse o Pró-Reitor Adjunto. 

Foi nessa fase que novas dificuldades apareceram, principalmente na questão das adaptações. A Coordenadora da COPAC comparou o sistema a uma folha de papel, que foi dobrada até se transformar em um origami, ou seja, o módulo sofreu modificações para se encaixar na instituição que o adquiriu: “Um sistema reflete a estrutura organizacional da instituição que criou, a estrutura organizacional da UFRN é distinta da nossa, então fizemos ‘origamis’ para o sistema se adaptar a UFPB”, fala Marçonilia. 

Os servidores da STI informaram que foram feitas pequenas alterações para a realidade da UFPB. “Mudanças que faziam referência a UFRN como textuais, normativas, regulamentos, carga horária dos membros associados a uma atividade, entre outras coisas” comentou Rafael.

As dificuldades da fase de testes no fim mostraram soluções, então os colaboradores resolveram disponibilizar o SIGAA módulo Extensão em rede no dia dois de fevereiro de 2017, pois precisavam lançar os maiores editais de extensão da UFPB, o Fluxo Contínuo de Extensão (FLUEX) e o Programa de Bolsas de Extensão (PROBEX). 

Dando continuidade ao processo de implantação do módulo, Thiago Cavalcante, Assessor Técnico e de Planejamento da PRAC, realizou minicursos para facilitar o entendimento dos docentes e técnicos sobre a nova ferramenta, além de disponibilizar na página eletrônica da PRAC um tutorial de como acessar e realizar a submissão de projetos.


Os resultados do módulo para a UFPB

Apesar de todos os desafios, podemos afirmar que a implantação do Módulo de Extensão do SIGAA foi exitosa. A expectativa para o primeiro ano do sistema era cautelosa, mas a coordenadora da COPAC informou que a quantidade de projetos cadastrados subiu 21% nesse ano, num total 612 submetidos.  

Um dos diversos docentes da UFPB que utilizaram o módulo Extensão, Marco Aurélio Paz, falou sobre sua experiência com o módulo Extensão: “No princípio, quando soube que deveria colocar toda a proposta do projeto no SIGAA, tive uma certa resistência por pensar que seria chato e burocrático. Mas na prática me surpreendi porque foi rápido, fácil e tinha um tutorial explicando como fazer. A única coisa mais complicada que realizei foi ter que cortar algumas partes da apresentação para caber na quantidade de caracteres do sistema”.

O módulo Extensão do SIGAA também é acessado pelo segmento discente. O bolsista do projeto Estratégias da Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários para o Fortalecimento da Extensão Universitária, Matheus Barroso, informou que o módulo Extensão do SIGAA facilitou o contato entre o aluno e os projetos da instituição. “Foi bem prático e simples, apenas segui as instruções do SIGAA. Bem menos complicado do que o SIGPROJ, que tinha que fazer um cadastro enorme e no SIGAA a gente utiliza o cadastro da própria instituição ou nem precisa dependendo do que você precise acessar no sistema” complementa Matheus.

O Pró-Reitor Adjunto informou que esses resultados positivos são consequências da disposição e esforço da equipe da PRAC, STI e da atual gestão, além de ressaltar que era de um sistema prático e fácil de lidar que a extensão da UFPB precisava. “Colocamos a extensão da UFPB no século XXI, pois agora temos um banco de dados propriamente nosso e que pode ser modificado para se encaixar na realidade da instituição, além de que esse banco de dados é aberto para toda comunidade universitária e para qualquer pessoa que quiser consultar” ressaltou Lincoln Eloi. 

A PRAC superou desafios para a implementação do módulo, mas agora está satisfeita com os resultados. Contudo, continua trabalhando incessantemente para a melhoria do sistema, por meio de gestões junto à STI para customização e otimização do módulo. Outros módulos do SIGAA ainda estão em processo de implantação, quando todos estiverem interligados, a rotina acadêmica de docentes, discentes e técnico-administrativos da UFPB será bem menos complicada.

 

 

* Reportagem de Maria Clara Lima - Bolsista PRAC (2017)